KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. KSeF ma przynieść korzyści fiskusowi i dać efekt uszczelnienia systemu podatkowego, ponieważ dzięki temu systemowi fiskus będzie miał dostęp do pełnych informacji o wystawianych fakturach – w czasie rzeczywistym.
W Polsce przepisy o KSeF zaczną w pełni funkcjonować od 1 lipca 2024 roku. W związku z czym, od połowy 2024 roku każdy czynny podatnik VAT będzie miał obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej, a także będzie odbierał faktury od dostawców przez udostępniony system KSeF.
Rolą KSeF jest:
- wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,
- nadawaniu identyfikatora dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla tego samego odbiorcy,
- opisywaniu faktur,
- sprawdzaniu prawidłowości danych z wystawianych faktur
Od kiedy wystawianie faktur poprzez KSeF jest obowiązkowe?
W Polsce przepisy o KSeF zaczną w pełni funkcjonować od 1 lipca 2024 roku. W związku z czym, od połowy 2024 roku każdy czynny podatnik VAT
będzie miał obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej, a także obowiązek przyjęcia e-faktury od dostawców, przez udostępniony system KSeF. Dla podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z VAT – KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Które faktury będzie można wystawiać nie korzystając z KSeF?
- faktury uproszczone,
- faktury wystawiane przez zagraniczne podmioty bez siedziby w Polsce, ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
- faktury wystawiane dla konsumentów
Jakie są sposoby korzystania z KSeF?
Podatnicy będą mogli wybrać komercyjne programy lub aplikacje stworzone przez Ministerstwo Finansów do obsługi KSeF. Wybierając programy należy brać pod uwagę jak dużo dany przedsiębiorca wystawia faktur i jaka jest organizacja firmy. Korzystanie z KSeF uwarunkowane jest tym, czy dany podatnik:
- ma program FK
- ma w planach kupno oprogramowania
- ma w planach korzystanie z darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów
Dedykowane aplikacje od Ministerstwa Finansów to:
- aplikacja e-mikrofirma
- aplikacja Podatnika KSeF
Przedsiębiorcy posiadający program FK powinni skontaktować się z dostawcą oprogramowania i doprecyzować zasady aktualizacji oraz jej termin. Przewidujący zakup nowego oprogramowania muszą zapoznać się z ofertą dostępnych programów lub aplikacji. Dla osób chcących skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów istnieje możliwość jej pobrania i przetestowania na stronie www.podatki.gov.pl/ksef. Aplikację e-mikrofirma należy ściągnąć ze strony e-Urzęd Skarbowy.
Jak uwierzytelnić się w KSeF?
JDG
Przedsiębiorcy prowadzących JDG posiadających profil zaufany albo podpis kwalifikowany z numerem PESEL lub NIP mogą połączyć się z KSeF za pomocą wybranego programu. Dla innych zaleca się złożenie formularza ZAW-FA.
Spółka lub inny podmiot
Dla spółek bądź innych podmiotów uwierzytelnienie jest możliwe poprzez pieczęć kwalifikowaną z NIP i połączenie z KSeF za pomocą wybranego programu. Dla spółek/innych podmiotów, które tego nie posiadają zaleca się złożenie formularza ZAW-FA z określeniem osoby fizycznej odpowiedzialnej za nadawanie uprawnień innym osobom.
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia mogą być nadawane przez podatnika lub osobę do tego oddelegowaną poprzez aplikację, z której dana osoba korzysta.
Uprawnienia do:
- przyznawania uprawnień
- wystawiania i przeglądania faktur
- samofakturowania
Należy pamiętać komu i jakie konkretnie uprawnienia mogą być nadane danej osobie, jakie ograniczenia dla zewnętrznych przedmiotów są przewidziane. Uprawnienia mogą być przyznane dla firm współpracujących takich jak biura rachunkowe.
Jak połączyć się z KSeF?
Po nadaniu uwierzytelnieniu i nadaniu uprawnień należy stosować:
- podpisu kwalifikowanego
- profilu zaufanego
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
- tokena
Aby zdobyć token, należy zalogować się do KSeF za pomocą https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/. Następnie pozostaje wybrać ostatnią opcję z lewego menu: Tokeny -> Generuj token. Po wygenerowaniu tokena należy skopiować go do programu bądź zapisać w innym bezpiecznym miejscu.
Tekst oparty na podstawie: https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/6296963,obowiazkowy-ksef-przygotowania-krok-po-kroku-jak-uzyskac-dostep-do-ksef.html
